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Das VVT-Beispiel ist ein Muster zur Umsetzung eines VVT mit Erläuterungen.
Das Muster basiert auf dem Formular für die Thüringer Hochschulen und kann hier als Word-Datei heruntergeladen werden.
Im Beispiel wird von folgendem Sachverhalt ausgegangen:
Ein Fachgebiet an der TU Ilmenau betreibt mittels des Dienstes „mailman“ einen Newsletter, um ehemalige MitarbeiterInnen und Studierende über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Die Mehrzahl der Emails geht an externe Emailadressen.
| Formularfeld | Fußnoten(nur inhaltliche; keine technischen Erläuterungen) | Erläuterung | Beispiel |
|---|---|---|---|
| 1 Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter gem Art. 30 Abs. 1 Satz 2, lit. a) EU-DSGVO | |||
| 1.1 Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen | (Gem. Art. 4 Nr. 7 DSGVO) | Als Verantwortlicher wird immer im öffentlichen Bereich immer der Rechtsträger, also in aller Regel die Körperschaft öffentlichen Rechts benannt. Als deren Vertreter wird der gesetzliche Vertreter gem. ThuerHG | Technische Universität Ilmenau Der Rektor Ehrenbergstraße 29 98693 Ilmenau |
| 1.2 Innerorganisatorisch für das Verfahren Verantwortlicher (optional) | Eine schriftliche Delegation der Zeichnung des Verzeichnisses ist möglich. | An etwas größeren Institutionen sollte immer ein innerorganisatorisch Verantwortlicher benannt werden. Es kann auch zweckmäßig sein, mehrere Ansprechpartner zu benennen. | Fakultät Wirtschaft und Medien/Fachgebiet öffentliches Recht |
| 1.3 Name und Kontaktdaten eines oder mehrerer gemeinsam Verantwortlicher | Gem. Art. 26 DSGVO; Auflistung dieser Daten in einer Anlage ist möglich. | Gemeinsam sind gemeinsam Verantwortliche (Joint Controlling) gemäß Artikel 26 DSGVO | (-) |
| 1.4 Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (und ggf. seines Stellvertreters) | Anders als bei Datenschutzerklärungen, sollte hier eine konkrete Benennung erfolgen. | Martin Neldner, datenschutz@tu-ilmenau.de, Tel. -2524 | |
| 1.5 Bei Auftragsverarbeitung : Name und Kontaktdaten des Auftragsverarbeiters | Gem. Art. 28 DSGVO | (-) | |
| 2 Zwecke und Grundlagen der Verarbeitung sowie Löschfristen gem. Art. 30 Abs. 1 Satz 2, lit. b) und lit. f) EU-DSGVO | |||
| 2.1 Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit und Kurzbezeichnung (8 Zeichen) | Allgemein verständliche Bezeichnung des Verfahrens (z. B. Immatrikulation, Stellenbewerbung, Einstellung, Personalkostenplanung, Stellplatzverwaltung, Notenverbuchung). Der datenschutzrechtliche Begriff der Verarbeitungstätigkeit ist an logischen Kriterien, wie Funktionalität, Zweckbindung, Verarbeitungslogik, Wirkung von Verknüpfungs- und Zugriffsregeln, orientiert. Die bloße Dokumentation der physischen Datenorganisation (z. B. Datenbankstruktur oder Dateibeschreibung) leistet für das Herbeiführen datenschutzrechtlicher Transparenz keinen geeigneten Beitrag. |
