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Abschlussleistung per Videokonferenz

Eine Abschlussleistung per Videokonferenz ist ein Prüfungsformat bei dem eine mündliche Prüfung virtuell stattfindet, indem mindestens eine teilnehmende Person mittels Videokonferenzsystem teilnimmt.

1. Wesentliche Punkte einer Datenschutzerklärung als FAQ

1.1 Worum geht es?

Durch die SARS-CoV-2-Pandemie können nicht alle Abschlussleistungen so wie eigentlich vorgesehen erbracht werden. Um das teilweise ausgleichen zu können, gibt es das Angebot der Abschlussleistung per Videokonferenz. Das nähere regelt die „Satzung zu Besonderen Bestimmungen für Studium, Prüfungswesen und Promotion aufgrund der Virus SARS-CoV-2-Pandemie 2020“.1)

1.2 Welche Daten werden erhoben (Kategorien personenbezogener Daten)?

Es gibt Ton- und Bildaufnahmen aller teilnehmenden Personen. Die Aufnahmen erfolgen jedoch nur zur unmittelbaren Übermittlung an die anderen teilnehmenden Personen. Eine Speicherung darüber hinaus erfolgt nicht.

Daneben werden natürlich alle Daten erhoben, die für die Durchführung einer mündlichen Prüfung erforderlich sind, also insbesondere Name und Matrikelnummer. Aber auch die konkreten Fragen und Antworten dürften nach der Rechtsprechung des EuGH als personenbezogene Daten einzustufen sein.

1.3 Wer erhebt die Daten? An wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich ist die TU Ilmenau, Ehrenbergstr. 29, 98693 Ilmenau, vertraten durch den Präsidenten.

Der Datenschutzbeauftragten der TU Ilmenau ist wie folgt erreichen: Technische Universität Ilmenau, Am Helmholtzring 9 98693 Ilmenau Tel.: +49 3677 69-2524 E-Mail: datenschutz@tu-ilmenau.de.

1.4 Auf welcher Rechtsgrundlage wird die TU Ilmenau tätig

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 lit. e Datenschutzgrund-Verordnung (DSGVO). Nach dieser Vorschrift ist die Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, soweit sie für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt. Die Aufgaben ergeben sich aus § 5 Abs. 1 und 11 Thüringer Hochschulgesetz sowie § 7 Abs. 5 „Satzung zu Besonderen Bestimmungen für Studium, Prüfungswesen und Promotion aufgrund der Virus SARS-CoV-2-Pandemie 2020“.

1.5 Wie werden die Daten verwendet?

Die erhobenen Bild- und Tondaten werden zur Verständigung während der Prüfung und der Festsetzung der Noten verwendet.

1.6 Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die erhobenen Bild- und Tondaten werden nur insoweit gespeichert, wie es technisch zur Übermittlung an die anderen teilnehmenden Personen erforderlich ist. Eine Speicherung darüber hinaus erfolgt nicht.

1.7 Welche Rechte habe ich als betroffene Person im Allgemeinen?

Der betroffenen Person stehen die Betroffenenrechte gemäß der Datenschutz-Grundverordnung zu, soweit deren jeweilige gesetzliche Voraussetzungen vorliegen.

Geltendmachung der Betroffenenrecht kann sich die betroffene Person an den Datenschutzbeauftragten per Email an datenschutz@tu-ilmenau.de oder postalisch an dessen oben angegebene Anschrift wenden. Als betroffene Person haben Sie zudem das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig ist. Die für den Verantwortlichen zuständige Aufsichtsbehörde ist: Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Häßlerstr. 8 99096 Erfurt

1.8 Wer ist eine "betroffene Person"?

Betroffene Person sind alle natürlichen Personen, deren Personenbezogene Daten verarbeitet werden. Erfasst werden folglich als betroffene Personen nicht nur die geprüften Studierenden sondern auch die anderen teilnehmenden Personen (Prüfer, Beisitzer).

1.9 Muss ich an einer solchen Abschlussleistung teilnehmen?

Nein. Die Teilnahme ist für alle Beteiligten freiwillig.

1.10 Was sind die Gefahren?

Aus Sicht des Datenschutzes besteht vor allem die Gefahr einer illegalen (und evtl. strafbaren) Speicherung der Bild- und Tonaufnahmen. Im für Abschlussleistungen per Videokonferenz gegenwärtig allein zulässigen Videokonferenzsystem WebEx wird ein etwaiges Speichern allen Beteiligten sehr deutlich angezeigt, so dass insoweit keine Probleme zu befürchten sind. Außerhalb dieses Systems sind jedoch mit digitalen wie analogen Mitteln Mitschnitte möglich.

Daneben bestehen alle Gefahren für den Datenschutz, die aus Videokonferenz und Prüfungen resultieren können.

2. Praktisches Vorgehen

Abschlussleistungen per Videokonferenz erfordern natürlich die gleichen Vor- und Nacharbeiten wie mündliche Prüfungen. Dazu gelten die generellen Hinweise für Videokonferenzen erst recht - natürlich mit der Ausnahme, dass das Abschalten der Videokamera hier natürlich nicht möglich ist.

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