Die Durchführung von Prüfungen bedeutet stets die Verarbeitung besonders sensibler Daten der geprüften betroffenen Person. Daher müssen höchste Standards für den Datenschutz beachtet werden - nicht nur bei den eigentlichen Prüfungenergebnissen sondern auf allen Abschnitten von der Erbringung der Prüfungsleistung bis zur Bekanntgabe der Note und ggf. noch darüber hinaus in etwaigen Verfahren zur Überprüfung der Note (auf Remonstration, Widerpruch, Klage etc.).

Prüfungen werden den zu prüfenden Personen heutzutage üblicherweise mittels Einschreibesystemen bekanntgegeben, bei denen die Einhaltung des Datenschutzes spätestens bei Erstellung des VVT gesichert sein sollte. Eine nicht personenbezogene andere Bekanntmachung ist unbedenklich. Allgemeine Aushänge („Am 1.2. findet um 9 Uhr die Klausur „Einführung in das Recht“ im Audimax statt-bitte an rechtzeitige Einschreibung denken.“) sind also zulässig.

Personenbezogene andere Bekanntmachungen müssen stets nicht-öffentlich erfolgen. Beispielsweise Ladungen zu mündlichen Prüfungen sollten auch über das Einschreibesystem erfolgen, wenn das technisch zulässig ist. Alternativ ist auch eine individuelle Ladung per Brief möglich oder ggf. eine Email an eine verifizierte Adresse, in der Regel die interne Mailadresse (abc@tu-ilmenau.de). Ein Aushang oder gar ein Ins-Netz-Stellen unterbleibt bei Angabe von Klarnamen in jedem Falle! Im Notfall, wenn eine Bekanntgabe per Aushang wirklich unvermeidlich ist, sollte mittels der Matrikelnummer pseudonymisiert werden, auch wenn das eine eher schwache Art der Pseudonymisierung ist. Die Prüfungsnummer,¹⁾ sollte ausschließlich zur Bekanntgabe von Ergebnissen verwendet werden: Eine seltene Verwendung vermindert das Risiko, dass unberechtigte Dritte Kenntnis von der Prüfungsnummer erlangen. Eine konsequente Geheimhaltung der Matrikelnummer ist dagegen nicht zu erwarten,²⁾ so dass der Schutz der Matrikelnummer letztlich auf der Größe und Anonymität der Hochschule beruht - v.a. letzteres eine Eigenschaft, die im Allgemeinen als eher nicht wünschenswert angesehen wird.

Schriftliche Prüfungen werden üblicherweise in Hörsälen oder großen Seminarräumen geschrieben. Den Anwesenden ist also bekannt, wer an der Prüfung teilnimmt. Demzufolge sind Listen, auf denen die Prüfungsteilnehmer ihre Anwesenheit bestätigen zwar antiquiert aber zulässig, so lange keine elektronische Anwesenheitskontrolle durchgeführt wird. Dennoch sollten die Listen nur zur Unterschriftsleistung Prüflingen vorgelegt werden und bei größeren Prüfungen auch die passende Seite mit dem Namen von der Aufsicht herausgesucht werden. Weitere Einsichtnahmen durch Studierende sind nicht zuzulassen.

Bei Prüflingen mit Schreibzeitverlängerungen ist zu prüfen, wie ein datenschutzgerechter Umgang im Einzelfall sichergestellt werden kann, wobei zu berücksichtigen ist, dass hier in der Regel ein Bezug zu Gesundheitsdaten gegeben ist und damit die verschärften Regeln für besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 DSGVO gelten. Die Umsetzung kann durch die Zuweisung eines eigenen Raumes zur Durchführung der Prüfung geschehen mit dem damit verbundenen Zusatzaufwand. Bei entsprechenden Vorkehrungen ist aber auch ein Mitschreiben im Hörsaal aus Datenschutzsicht denkbar. (Prüfungsrechtlich muss das natürlich auch im Einzelfall geklärt sein.) Ein namentliches Aufrufen der betreffenden Personen oder eine andere allgemeine Kenntlichmachung (=Bloßstellung) der betreffenden Personen muss jedoch unbedingt unterbleiben.

Siehe Artikel Prüfungsunfähigkeit. Spezifisch zur TU Ilmenau siehe Prüfungsunfähigkeit (TU).

Regelfall für die Bekanntgabe von Prüfungsergebnissen ist mittels Prüfungsverwaltungssystem. Nur wenn das im Ausnahmefall technisch nicht möglich ist, dürfen alternative Verfahren zur Anwendung kommmen, insbesondere der Aushang von ID-Nummer und Note. Auch das sollte möglichst im Sekretariat und nicht in einem allgemein zugänglichen Schaukasten erfolgen, so dass ein flächendeckendes Abschreiben oder Abfotografieren verhindert werden kann. Der Aushang von Matrikelnummer und Note sollte ausschließlich in Rücksprache mit dem Datenschutzbeauftragten geschehen, wenn alle anderen Möglichkeiten nicht zur Verfügung stehen. Unter keinen Umständen darf ein Aushang von Name und Note erfolgen.

Aus der datenschutzrechtlichen Perspektive lassen sich folgende Aussagen treffen: Grundsätzlich besteht ein Anspruch der geprüften Person auf Einsicht in die (eigenen!) Prüfungsunterlagen. Die Herausgabe von Kopien wird unterschiedlich beurteilt. Daher sollten Prüferanmerkungen konsequent auf den Korrekturrand geschrieben werden, damit bei Bedarf eine saubere Trennung von der Klausurlösung möglich ist und sich damit die Anmerkungen gegebenenfalls auch leichter schwärzen lassen.³⁾

Prüfungsunterlagen datenschutzgerecht aufzubewahren (z.B. im Archiv) sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (z.B. 2 Jahre für Klausuren⁴⁾) datenschutzgerecht zu vernichten (idR über das Archiv). Eine Aufbewahrung über die Aufbewahrungsfristen hinaus sollte unterbleiben.

Auch bei mündlichen Prüfungen ist der Datenschutz strikt zu beachten. Die Ladung zu mündlichen Prüfungen, die Bekanntgabe von Prüfungsergebnissen etc. muss vertraulich geschehen. Auch hier sollte bei Prüfungsunterlagen strikt getrennt werden zwischen Bearbeitungen der geprüften Person (z.B. Konzeptpapier) und Aufzeichnungen der Prüfer. Gäste dürfen bei mündlichen Prüfungen nur zugelassen werden, soweit das die jeweilige Prüfungsordnung gestattet.