Veranstaltungen werfen verschiedene Datenschutzprobleme auf. Ausgangspunkt ist, dass Veranstaltungen in aller Regel dazu dienen, Öffentlichkeit zu erzielen. Anonymität steht dazu im Widerspruch; vielmehr leben Veranstaltungen davon, dass Teilnehmer, Veranstalter, Referenten etc. „Gesicht zeigen“. Anzustreben ist daher ein „schonender Ausgleich„ zwischen dem Ziel Öffentlichkeit zu erzielen und dem Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung betroffener Personen.
Wichtig: Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung ergibt sich bei Veranstaltungen in der Regel aus der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (für kostenpflichtige Anmeldung etc.) und Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe zum Beispiel für die Bilddokumentation durch öffentliche Einrichtungen (Hochschulen) beziehungsweise Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen zum Beispiel für die Bilddokumentation durch private Einrichtungen (Vereine). Verarbeitungen auf Basis einer Einwilligung sind zu vermeiden und wenn sie zur Anwendungen kommen sollte unbedingt vorher eine Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten erfolgen.
Die erste Verarbeitung personenbezogener Daten wird häufig die Anmeldung sein. Hier sollten nur die wirklich notwendigen Daten erhoben werden. Häufig werden das sein:
Im Einzelfall können aber auch weitere Daten notwendig sein zum Beispiel bei kostenpflichtigen Veranstaltungen die Daten, die erforderlich sind, um eine ordnungsgemäße Rechnung erstellen zu können.
Abhängig von der jeweiligen Veranstaltung:
Der zweite wichtige Bereich des Umgangs mit personenbezogenen Daten sind Foto- und Filmaufnahmen.
Hier gelten folgende Empfehlungen:
Bei der Speicherung der Aufnahmen sollte beachtet werden:
Eine Verwendung der Aufnahmen ist unter Beachtung der Nebenbedingungen möglich:
Nebenbedingungen sind insbesondere:
Veranstaltungen sind naturgemäß grundsätzlich öffentlich. Der Veranstalter wird Fotografieren durch Dritte (z.B. Presse, Teilnehmer, Gäste) in der Regel nicht untersagen; schon weil dafür vielfach keine Rechtliche Handhabe besteht. Der Veranstalter sollte aber Dritte bitten, die gleichen Regeln zu beachten, die auch vom Veranstalter beachtet werden. Dennoch ist der Veranstalter nicht für Aufnahmen Dritter verantwortlich und insoweit auch im Sinne des Datenschutzrechts kein Verantwortlicher.
Um sich hier nicht widersprüchlich zu Verhalten, sollte sich der Veranstalter Bildaufnahmen Dritter in der Regel nicht zu eigen machen. Davon kann es Ausnahmen geben, zum Beispiel wenn alle Abgebildeten damit einverstanden sind (Dokumentation!). Niemals sollte das erfolgen bei Aufnahmen, die den eigenen Regeln für Aufnahmen widersprechen.
Bei Bedarf sollte auf den Anmeldungsformularen ein Opt-In für Newsletter oder ähnliche Instrumente für Folgeveranstaltungen vorgesehen werden. Die Übergabe von Visitenkarten kann als ebenfalls als Einverständnis angesehen werden, Informationen über Folgeveranstaltungen zuzusenden.
Teilnehmer und andere betroffene Personen sind über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten mittels Datenschutzerklärung zu informieren. Die Datenschutzerklärung muss Aussagen zu allen Verarbeitungsvorgängen enthalten. Gegebenenfalls kann und sollte nach Zielgruppen (Teilnehmer, Referenten etc.) differenziert werden. Das kann im Rahmen der Anmeldung geschehen.
Bei Veranstaltungen ohne Anmeldungen sollten sehr kurze Zusammenfassungen der Datenschutzerklärungen auf Schildern bekanntgegeben werden, bevor personenbezogene Daten erhoben werden, dabei sollten möglichst aussagekräfte URL´s und/oder QR-Codes der vollständigen Datenschutzerklärung angegeben werden. Also zum Beispiel:
Die TU Ilmenau fotografiert auf dieser Veranstaltung Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit. Die KollegInnen vom Medienteam sind an ihren blauen Westen zu erkennen. Sie werden auch nonverbale Zeichen, nicht fotografiert werden zu wollen, respektieren. Die Fotos werden gegebenenfalls auf der Webseite der TU Ilmenau und in sozialen Netzwerken verwendet und der Presse zur Verfügung gestellt.
Nähere Informationen finden Sie unter www.tu-ilmenau.de/veranstaltungsdatenschutz QR-Code
Im Falle von Filmaufnahmen insbesondere bei Live-Streaming sollte an allen Zugängen zu dem Raum mit Filmaufnahmen noch einmal ein ausdrücklicher Hinweis stehen.
Auch bei nicht-öffentlichen Veranstaltungen gelten die oben genannten Aussagen und Empfehlungen allerdings mit Besonderheiten:
Bei internen Veranstaltungen wird es in der Regel um Foto- und Filmaufnahmen im Beschäftigungsverhältnis gehen, so dass hier die Besonderheiten des Beschäftigtendatenschutzes zu beachten sind.
Je informeller und interner eine Veranstaltung ist, desto weniger wird sich die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung über die Datenverarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages bzw. § 26 BDSG - Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses - rechtfertigen lassen, denn es wird jeweils an der datenschutzrechtlichen Erforderlichkeit fehlen.