Datenschutzerklärung Veranstaltungen (TU)

Die folgende Datenschutzerklärung Veranstaltungen (TU) kann als Blaupause herangezogen werden für eigene Datenschutzerklärungen. Es kann aber auch direkt auf diese Datenschutzerklärung verwiesen werden zum Beispiel per Link auf der Veranstaltungswebseite und auf Aushängen bei der Veranstaltung, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Veranstalter und damit Verantwortlicher ist allein die TU Ilmenau (unabhängig davon, welche Struktureinheit etc. - auch Fakultäten, Fachgebiete).
• Es ist keine Anmeldung zu der Veranstaltung erforderlich.
• Teilnehmer der Veranstaltung sind im Normalfall nur Erwachsene.
• Gegenstand der Veranstaltung sind keine sensiblen Themen (z.B. Gesundheit, sexuelle Orientierung).

Der Hinweis auf diese Datenschutzerklärung könnte wie folgt gestaltet sein:

Die Veranstaltung für die diese Datenschutzerklärung zur Anwendung kommt, wird von der die Technische Universität Ilmenau durchgeführt. Sie dient der Öffentlichkeitsarbeit sowie der hochschulinternen Informationsarbeit und Dokumentation. Für diese Veranstaltung werden notwendigerweise personenbezogene Daten von Besuchern verarbeitet auch wenn wir uns bemühen, die Verarbeitung so gering und schonend wie möglich auszugestalten.

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren über die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Im Wesentlichen werden von einigen Besuchern Daten erhoben durch Foto- und Film- und Tonaufnahmen. Dabei findet keine systematische Erfassung statt. Der Focus der Foto- und Filmaufnahmen liegt auf den Angeboten bei der Veranstaltungen und der Atmosphäre. Besucher werden folglich nur zufällig bei dieser Gelegenheit fotografiert und gefilmt.

Weitergehende Daten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum oder ähnliches werden nicht erhoben.

Die TU Ilmenau setzt eindeutig als solche gekennzeichnete Fotografen und Kameraleute ein, die bei der Veranstaltung (auch) Besucher fotografieren und filmen.

An besonders gekennzeichneten Stellen kann es auch andere Formen von Filmaufnahmen geben.

Der Verantwortliche gemäß Art. 4 Ziffer 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist:

Technische Universität Ilmenau

Ehrenbergstr. 29

98693 Ilmenau

Tel. +49 (0) 3677 69-5001 Fax +49 (0) 3677 69-5009 E-Mail rektor@tu-ilmenau.de

Rechtsform: Körperschaft des öffentlichen Rechts

Gesetzlicher Vertreter: Präsident der Universität Univ.-Prof. Dr.-Ing. habil. Kai-Uwe Sattler

Den Datenschutzbeauftragten der TU Ilmenau können Sie wie folgt erreichen:

Universitätsrechenzentrum der Technischen Universität Ilmenau

Am Helmholtzring 9 98693 Ilmenau Tel.: +49 3677 69-2524 E-Mail: datenschutz@tu-ilmenau.de

Tatsächlich vor Ort tätig werden unsere Medienmitarbeiter, also die Fotografen und Kameraleute.

Wir verwenden grundsätzlich Aufnahmen, die von unseren Medienmitarbeitern angefertigt wurden.

Unsere Medienmitarbeiter sind optisch leicht erkennbar an ihrer auffälligen Kleidung mit einem eindeutigen Aufdruck.

Unsere Medienmitarbeiter sind geschult und angewiesen, die datenschutz- und persönlichkeitsrechtlichen Belange der Teilnehmer und Besucher der Tagung zu beachten. Im Vordergrund der Aufnahmen steht die Darstellung der Veranstaltung als Ereignis. So ist gewährleistet, dass die Öffentlichkeitsarbeit in einem rechtskonform-schonenden Ausgleich mit den individuellen Interessen der Teilnehmer und Besucher erfolgt.

Unsere Medienmitarbeiter sind tätig auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 lit. e Datenschutzgrund-Verordnung (DSGVO). Nach dieser Vorschrift ist die Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, soweit sie für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt. Nach dem Gesetz sind die Hochschulen aufgefordert, die Öffentlichkeit über die Erfüllung ihrer Aufgaben zu unterrichten (vgl. § 5 Thüringer Hochschulgesetz). Von der Öffentlichkeitsarbeit umfasst ist auch die auf die Hochschulöffentlichkeit gerichtete Informationsarbeit und betreffende Dokumentation.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zur Öffentlichkeitsarbeit. Von dieser umfasst sind folgende Verwendungen der Aufnahmen:

• die öffentliche Zugänglichmachung / Veröffentlichung im Rahmen der Tagungswebseite sowie anderer Online- und Offline-Medien (wie zum Beispiel Hochschulzeitschriften und Hochschulnachrichten-Medien; einschließlich entsprechender Medien in sozialen Netzwerken) der Technischen Universität Ilmenau und anderer Thüringer Hochschulen;
• die Informationsarbeit gegenüber den Mitgliedern und Angehörigen der Hochschulen,
• die Versendung an die Presse.

Die Speicherung erfolgt ohne Begrenzung durch eine bestimmte Frist, indes begrenzt durch ihren Zweck sowie unter Beachtung gegebenenfalls weiterreichender gesetzlicher Pflichten (wie zum Beispiel Archivierungspflichten).

Selbstverständlich wird die Speicherdauer auch begrenzt, wenn Betroffenenrechte ausgeübt wirksam werden. Beispielsweise wird nach einem Widerspruch das Bild oder die Filmsequenz im Regelfall gelöscht - im Ausnahmefall können auch andere Maßnahmen ergriffen werden, insbesondere eine sichere und dauerhafte Unkenntlichmachung auf Fotos.

Eine Aufbewahrung der Aufnahmen in lokalen Speichern (wie zum Beispiel Speicherkarten der Kameras) erfolgt nur vorübergehend und unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen. Die mittel- und längerfristige Speicherung ist auf möglichst wenige zentrale, datenschutzrechtlich zulässige Orte beschränkt. Anzahl und Umfang der Aufnahmen werden möglichst frühzeitig auf ein Maß begrenzt, das angemessen ist, um die Tagung zu dokumentieren.

Als betroffene Person haben Sie nach der DSGVO folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten, soweit deren jeweilige gesetzliche Voraussetzungen vorliegen:

• Das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten Daten zu erhalten.
• Das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten zu Ihrer Person verlangen. Darüber hinaus können Sie die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): In bestimmten Fällen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
• Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können in bestimmten Fällen verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken.
• Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sollten Sie uns Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, so können Sie verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.
• Das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr für diese Zwecke, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Das Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.

Geltendmachung Ihrer Rechte: Wenden Sie sich zur Ausübung aller Ihrer zuvor genannten Rechte bitte an den Datenschutzbeauftragten datenschutz@tu-ilmenau.de oder postalisch an dessen oben angegebene Anschrift. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist.

Sie haben zudem das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig ist.

Die für den Verantwortlichen zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstr. 8, 99096 Erfurt, https://www.tlfdi.de/kontakt/

Wie oben geschildert ist die Rechtsgrundlage die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe und nicht die Einwilligung. In jedem Fall eine Einwilligung einzuholen wäre auch nicht praktisch umsetzbar. Die Medienmitarbeiter werden jedoch jedes erkennbare Zeichen (z.B. eine abwehrende Handbewegung) nicht fotografiert beziehungsweise gefilmt zu werden, als Widerspruch gegen die Verarbeitung auffassen und respektieren.

Generell werden wir bei Widersprüchen gegen die Datenverarbeitung (auch bei Widersprüchen im Nachhinein zum Beispiel gegen ein konkretes Bild) keine besonderen Anforderungen an die Begründung des Widerspruchs stellen und dem Widerspruch in der Regel durch Löschung oder Unkenntlichmachung nachkommen.

Wir sind nicht verantwortlich für Aufnahmen, die durch Dritte (insbesondere Teilnehmer / Besucher der Tagung und Presse-Angehörige) erstellt werden. Deren Verhalten entzieht sich unserem Einfluss.