Verstaltungen werfen in verschiedene Datenschutzprobleme auf. Ausgangspunkt ist, dass Veranstaltungen in aller Regel dazu dienen, Öffentlichkeit zu erzielen. Anonymität steht dazu im Widerspruch; vielmehr leben Veranstaltungen davon, dass Teilnehmer, Veranstalter, Referenten etc. „Gesicht zeigen“. Anzustreben ist daher ein „schonender Ausgleich„ zwischen dem Ziel Öffentlichkeit zu erzielen und dem Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung betroffener Personen.

Die erste Verarbeitung personenbezogener Daten wird häufig die Anmeldung sein. Hier sollten nur die wirklich notwendigen Daten erhoben werden. Häufig werden das sein:

• Name, Vornahme des Teilnehmers
• Institution
• Funktion
• Adresse (wenn möglich ausschließlich die Dienstadresse)
• Email (wenn möglich ausschließlich die Dienstadresse)

Im Einzelfall können aber auch weitere Daten notwendig sein zum Beispiel bei kostenpflichtigen Veranstaltungen die Daten, die erforderlich sind, um eine ordnungsgemäße Rechnung erstellen zu können.

Abhängig von der jeweiligen Veranstaltung:

• Erstellung von Teilnehmerschildern mit Name und Institution
• Erstellung eines gedruckten Tagungsbandes mit Nennung von Name und Institution der Teilnehmer (Teilnehmer können dazu optieren, nicht oder nur abgekürzt namentlich genannt zu werden)
• Bei online veröffentlichten Tagungsbänden/-berichten ist Opt-In für Teilnehmer vorzugswürdig.
• Rechnungserstellung

Der zweite wichtige Bereich des Umgangs mit personenbezogenen Daten sind Foto- und Filmaufnahmen.

Hier gelten folgende Empfehlungen:

• In Auditorium wird im Regelfall am Anfang (Begrüßung) oder Ende (Schlusswort) einer Veranstaltung fotografiert.
• Bei Großaufnahmen (Portraits, Kleingruppen) wird auf verbale und nonverbale Signale geachtet, nicht fotografiert zu werden.
• Referenten, Darsteller etc. können üblicherweise in Großaufnahme fotografiert werden
• Es werden möglichst keine Fotos, v.a. Großaufnahmen, erstellt, die Teilnehmer kompromittieren könnten, z.B.:
  • in hilfloser Lage oder betrunken,
  • bei Kleidung mit polarisierenden (politischen) Botschaften oder
  • derangiertem Auftritt (z.B. Hemd beim Mittagessen bekleckert.
• Die beauftragten Fotografen sollten idealerweise optisch gut erkennbar sein.

Bei der Speicherung der Aufnahmen sollte beachtet werden:

• Lokale Speicher (Speicherkarten der Kameras, USB-Sticks) sind nur zur vorübergehenden Aufbewahrung
• Mittelfristige Speicherung an einem(!) zentralen Ort, z.B. Netzlaufwerk, zulässige(!) Cloudlösung, z.B. Nextcloud, Sharepoint
• Möglichst frühzeitig Beschränkung auf eine sinnvolle Anzahl Aufnahmen, die die Veranstaltung angemessen dokumentieren
• Soweit vertretbar, kommen Bitten um Löschung von abgebildeten Personen nachkommen
• offenes Thema: Langfristarchiverung

Eine Verwendung der Aufnahmen ist unter Beachtung der Nebenbedingungen möglich:

• zur Dokumentation der Veranstaltung intern und ggf. gegenüber Mit-Veranstaltern, Sponsoren
• zum Versand an die Presse
• zur Verwendung für den Internetauftritt der TU und anderer Veranstalter
• zur Verwendung in sozialen Netzwerken

Nebenbedingungen sind insbesondere:

• Erneute Prüfung auf kompromittierenden Inhalt und Signale, nicht fotografiert werden zu wollen, vor(!) der Veröffentlichung.
• Auflösung der Fotos immer nur so hoch, wie für den jeweiligen Zweck erforderlich
• Spätere Widersprüche von Teilnehmern werden wenn möglich beachtet aber immer nur für die Zukunft

Veranstaltungen sind naturgemäß grundsätzlich öffentlich. Der Veranstalter wird Fotografieren durch Dritte (z.B. Teilnehmer) in der Regel nicht untersagen; schon weil dafür vielfach keine Rechtliche Handhabe besteht. Der Veranstalter sollte aber Dritte bitten, die gleichen Regeln zu beachten, die auch vom Veranstalter beachtet werden. Dennoch ist der Veranstalter nicht für Aufnahmen Dritter verantwortlich und insoweit auch im Sinne des Datenschutzrechts kein Verantwortlicher.

Bei Bedarf sollte auf den Anmeldungsformularen ein Opt-In für Newsletter oder ähnliche Instrumente für Folgeveranstaltungen vorgesehen werden. Die Übergabe von Visitenkarten kann als ebenfalls als Einverständnis angesehen werden, Informationen über Folgeveranstaltungen zuzusenden.

Teilnehmer und andere betroffene Personen sind über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten mittels Datenschutzerklärung zu informieren. Die Datenschutzerklärung muss Aussagen zu allen Verarbeitungsvorgängen enthalten. Gegebenenfalls kann und sollte nach Zielgruppen (Teilnehmer, Referenten etc.) differenziert werden.

Das kann im Rahmen der Anmeldung geschehen. Bei Veranstaltungen ohne Anmeldungen sollten sehr kurze Zusammenfassungen der Datenschutzerklärungen auf Schildern bekanntgegeben werden, bevor personenbezogene Daten erhoben werden, dabei sollten möglichst aussagekräfte URL´s und/oder QR-Codes der vollständigen Datenschutzerklärung angegeben werden.

Im Falle von Filmaufnahmen insbesondere bei Live-Streaming sollte an allen Zugängen zu dem Raum mit Filmaufnahmen noch einmal ein ausdrücklicher Hinweis stehen.