Softwarebeschaffung

Softwarebeschaffung im Sinne dieses Wiki sind der Kauf und die Miete von Standardsoftware, die Herstellung von Individualsoftware sowohl durch die Organisation selbst als auch durch Fremdanbieter aber auch die bloße Nutzung spezifischer IT-Dienstleistungen (Software as a Service - SaaS) - natürlich alles unter der Voraussetzung, dass Personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Softwarebeschaffung ist für den Datenschutz ein zentrales Thema, da viele Datenschutzprobleme bei IT-Systemen letztlich daraus resultieren, dass die Beschaffungsentscheidungen getroffen wurden, ohne den Datenschutz mit zu berücksichtigen. Die Chancen, erfolgreich gemeinsam mit einem IT-Dienstleister zu datenschutzgerechten Lösungen zu gelangen, sind vor Auftragserteilung wesentlich höher als danach. Soweit überhaupt Bereitschaft zu Nachbesserungen nach Vertragsschluss besteht, dann häufig nur mit hohem organisatorischem und gegebenenfalls finanziellem Aufwand. Im Extremfall können irreparable Fehler bei der Softwarebeschaffung dazu führen, dass ein IT-Projekt aus Datenschutzgründen abgebrochen werden muss.

Viele Jahre dominierten bei der Softwarebeschaffung Modelle, die rechtlich Kauf- oder Werkvertragscharakter hatten: Der Hersteller liefert eine Software mit den vereinbarten Spezifikationen und der Kunde nimmt die Software ab und zahlt den Preis (Kaufpreis oder Werklohn). Aus Erwerbersicht stand also im Vordergrund, zu prüfen, ob die Software den vereinarten Spezifikationen entspricht, was sich günstigstenfalls in einer förmlichen Abnahme manifestierte.¹⁾ Mit der Abnahme sind bekannte und teilweise auch unbekannte IST-Abweichungen vom SOLL-Zustand im Regelfall akzeptiert.

Auch für den Datenschutz mussten daher erforderliche Eigenschaften der Software frühzeitig spezifiziert werden, um Gegenstand des Leistungsvertrages zu werden, der anschließend tatsächlich umzusetzen war.

Dieser Aspekt der Softwarebeschaffung ist auch nach wie vor aktuell.

Dazu entwickelt sich jedoch ein neuer²⁾ Aspekt: Software as a Service (kurz SaaS) beziehungsweise weitergefasst Cloud Computing.³⁾

Zumindest folgende Punkte sollten im Regelfall bei der Softwarebeschaffung beachtet werden:

• Frühzeitig erste Überlegungen zu einem Datenschutzkonzept anstellen.
• (Betrieblichen oder behördlichen) Datenschutzbeauftragten einbinden.
• Datenschutz schon in der Ausschreibung ansprechen - und zwar möglichst konkret.
• Datenschutz im Leistungsvertrag verankern.
• Kündigungsfristen bei SaaS müssen lang genug für die Implementierung einer Ersatzlösung sein, um gegen Änderungswünsche des Vertragspartner, die für den Datenschutz problematisch sind, gewappnet zu sein.
• Auftragsverarbeitung ist der AV-Vertrag möglichst mit dem Hauptvertrag abzuschließen und nicht im Nachhinein.
• Vorschlag für VVT und Datenschutzerklärung vom Dienstleister unterbreiten zu lassen, ist in vielen Fällen zweckmäßig.
• Datenportabilität in möglichst hohem Umfang sicherstellen durch Tests und rechtliche Absicherung

Software sollte wenigstens folgende Anforderungen erfüllen⁴⁾:

• Zugriffskontrolle
• Eingabekontrolle
• Protokollauswertungen
• Archivierung und Löschung

• Was muss Software zur Einhaltung der DSGVO können?