Anwesenheitslisten

Anwesenheitslisten sind Unterlagen, die zur Erfassung der Anwesenheit dienen, indem Sie die Teilnehmer einer Veranstaltung ihre Anwesenheit per Unterschrift oder Kürzel bestätigen lassen. Sie sind an Hochschulen in der Regel aus Datenschutzsicht abzulehnen sofern nicht besondere Gründe das Führen von Anwesenheitslisten legitimieren.

Eine generelle Ausnahme dürften Beschäftigungsverhältnisse sein, wo der Arbeitgeber Anwesenheitslisten ggf. als Nachweis für die Erbringung der Arbeitsleistung benötigt, wenn keine anderen Erfassungssysteme zur Verfügung stehen. Gleiches wird auch für Studierende gelten, die im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses studieren, z.B. an einer Dualen Hochschule.

Allgemein darf Studierenden gemäß § 55 Abs. 3 ThürHG bei Lehrveranstaltungen nur ausnahmsweise die Anwesenheit vorgeschrieben werden. Demzufolge gibt es bei der Masse der Lehrveranstaltungen, insbesondere klassischen Vorlesungen und Übungen, keinen Bedarf, die Anwesenheit mittels Unterschrift festzustellen. Somit scheiden die Erlaubnistatbestände aus, die zu einer Rechtmäßigkeit der Verarbeitung führen könnten.

Ausnahmsweise zulässig sind Anwesenheitslisten, wenn die Prüfungsordnung eine Anwesenheit zur Sicherstellung des Lernziels als Voraussetzung für die Teilnahme an einer Prüfung verbindlich vorsieht. Das könnte zum Beispiel bei Seminaren der Fall sein. Auch dann muss jedoch der Datenschutz, insbs. der Grundsatz der Datenminimierung beachtet werden, indem keinesfalls Name und Matrikelnummer gemeinsam auf der Liste stehen oder zusätzliche Merkmale der Teilnehmer (wie Studienjahrgang, Fachsemester, Email oder Telefonnummer) benannt werden. Auch sollte in einem solchen Ausnahmefall möglichst pro Veranstaltung eine eigene Liste verwendet werden, so dass keine Gefahr von Datenverlust oder -manipulation besteht und den Teilnehmern nach mehreren Veranstaltungen auch keine „Zeitreihen“ über die Anwesenheit anderer Studierender vorliegen.

Ebenfalls als Ausnahme denkbar sind freiwillige Anwesenheitslisten mit allen Problemen die Einwilligung aus Datenschutzsicht mit sich bringt und unter Beachtung der oben genannten Hinweise. Die Einwilligung kann sich auch unter dem Aspekt der Datensparsamkeit ausnahmsweise daraus ergeben, dass sich in die Liste eingetragen wird oder nicht, wenn die folgenden Angaben zumindest in Kurzform auf jeder Liste stehen. (Es braucht also keine separate Einwilligungserklärung.)

Es muss ganz klar kommuniziert werden:

1. dass die Einwilligung freiwillig ist,
2. zu welchem Zweck die Einwilligung dient (z.B. Erteilung von Anwesenheitsbestätigungen),
3. dass eine Verweigerung keine Nachteile mit sich bringt, außer dass der genannte Zweck nicht erreicht werden kann,
4. dass keinesfalls eine Verwendung zu anderen Zwecken insbesondere bei der Bewertung von Prüfungsleistungen erfolgt und
5. wie lange die Listen datenschutzgerecht aufbewahrt werden (z.B. bis zum Ende des Semesters).

Beispiel für den Kopf einer Anwesenheitsliste: Sie können sich freiwillig in diese Anwesenheitsliste eintragen, um am Ende des Semesters eine Anwesenheitsbescheinigung zu erhalten. Wenn Sie sich nicht in diese Liste eintragen, hat das keine weiteren Folgen, als dass keine Anwesenheitsbescheinigung erteilt werden kann. Eine andere Verwendung der Anwesenheitsliste findet nicht statt. Sie wird zu Beginn des nächsten Semesters vernichtet. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an FGXYZ@tu-ilmenau.de.

Auch zulässige Anwesenheitslisten sind nicht dauerhaft aufzubewahren. Soweit Anwesenheitslisten für Prüfungszwecke zulässigerweise benötigt werden, gelten die allgemeinen Regeln für Prüfungen. Ansonsten, gerade bei freiwilligen Erhebungen sollte eine kurze Aufbewahrungsfrist genügen und beispielsweise zum Semesterwechsel eine ordnungsgemäße Vernichtung stattfinden.

Für statistische Zwecke wird es in aller Regel genügen, das Auditorium zu zählen.

Soweit Bedarf an Kontaktdaten besteht, lassen sich diese datenschutzkonform über Moodle ermitteln.

Grundsätzlich sind aus datenschutzrechtlicher Sicht Anwesenheitslisten zur Ermittlung von Kontaktpersonen bei Erkrankungen bei einer gegebenen Gefahrenlage zulässig. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung ergibt sich schon unmittelbar aus Art. 6 Abs. 1 UA 1 lit. d DSGVO - (Verarbeitung zum Schutz lebenswichtiger Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person).