Die Datenschutzerklärung ist ein Dokument, in dem der Verantwortliche die betroffene Person über die Verarbeitung und die Betroffenenrechte nach Maßgabe der Artikel 12 und Artikel 13 DSGVO informiert.
Nach dem Wortlaut der Artikel 12 und Artikel 13 DSGVO („teilt[…]mit“) ist ein einseitiges Handeln des Verantwortlichen vorgesehen. Eine Pflicht der betroffenen Person zur Kenntnisnahme oder zur Bestätigung der Kenntnisnahme lässt sich der DSGVO nicht entnehmen. Dementsprechend haben die deutschen Landesdatenschutzbeauftragten auch beschlossen, dass zumindest Ärzte eine Behandlung nicht von einer Unterzeichnung der Datenschutzerklärung abhängig machen können.1)
Es ist Angelegenheit des Verantwortlichen, wie er die Möglichkeit der Kenntnisnahme durch die betroffene Person nachweist. Soweit es keine ausdrückliche Erklärung (schriftlich, elektronisch ggf. auch mündlich) der betroffenen Person gibt, werden auch Aktenvermerke oder (technische) Dokumentationen der Möglichkeit der Kenntnisnahme ausreichen.
Ein Beispiel für eine Datenschutzerklärung findet sich unter Datenschutzerklärung-Beispiel; für weitere Beispiele siehe: Liste der Datenschutzerklärungen.
Die Sprache muss sich am Empfängerhorizont orientieren. Wenn eine Datenschutzerklärung also grundsätzlich für deutschsprachige betroffene Personen bestimmt ist, so ist sie in deutsch abzufassen.2) Soweit es relevante anderssprachige Adressatengruppen (nicht nur Einzelpersonen und Sonderfälle) gibt, sollten Übersetzungen angeboten werden. Dabei sollte die originale Datenschutzerklärung professionell in die jeweiligen Fremdsprachen übersetzt werden. Vom Original unabhängige andersprachige Versionen (erst recht „ergoogelte“ Datenschutzerklärungen) führen zu unnötigen Risiken und sollten unterbleiben.
Unter Beispiel für eine Datenschutzerklärung gibt es ein Beispiel mit Erläuterungen und dem (hoffentlich) vollständigen Katalog, auf welche Punkte bei einer umfangreichen Datenschutzerklärung einzugehen ist. Für weitere Beispiele - auch deutlich kürzer gefasste für spezielle Anwendungszwecke - siehe: Liste der Datenschutzerklärungen.