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tu:take_home_exam [2021/01/21 23:54] – [7. Datenschutzerklärung] Admintu:take_home_exam [2021/02/10 17:24] – [8. Technische und organisatorische Maßnahmen] Admin
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 Ein mögliches Muster für eine Datenschutzerklärung, wenn die Aufgabenstellung über die Fachgebietshomepage bekanntgegeben wird und die Antworten per Email auf die Funktionsmail des Fachgebietes übermittelt werden, siehe: [[:tu:Datenschutzerklärung Take Home Exam]]. Ein mögliches Muster für eine Datenschutzerklärung, wenn die Aufgabenstellung über die Fachgebietshomepage bekanntgegeben wird und die Antworten per Email auf die Funktionsmail des Fachgebietes übermittelt werden, siehe: [[:tu:Datenschutzerklärung Take Home Exam]].
  
-==== - Datenschutzerklärung Take Home Exam ====+===== - Technische und organisatorische Maßnahmen =====
  
-Mit der Durchführung eines Take Home Exam wird eine Abschlussleistung erbracht (Zweck der Verarbeitung). Dazu werden notwendigerweise personenbezogene Daten verarbeitet. Die Bekanntgabe der Aufgabenstellung erfolgt über die Homepage des Fachgebietes, so dass für den Abruf der Aufgabenstellung die allgemeine Datenschutzerklärung der Webseite der TU Ilmenau alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellt. Diese kann unter [[:https://www.tu-ilmenau.de/impressum/datenschutz/]] abgerufen werden.+An [[:Technische und organisatorische Maßnahmen|Technischen und organisatorischen Maßnahmen]] sollte umgesetzt werden:
  
-Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Studierende als [[:betroffene Person]] über die folgende Verarbeitung personenbezogener Daten.+  * Lösungen sind an eine Funktionsemailadresse und nicht an eine personenbezogene Emailadresse zu senden (Siehe oben). 
 +  * Während der Bearbeitungszeit muss bei auftretenden Problemen Support für die Prüfungsteilnehmer zeitnah gewährleistet werden können. 
 +  * Die Emails mit den Lösungen sind für 2 Jahre aufzubewahren. Ideal ist eine Speicherung in einem Format, dass die Email mit Anlagen in der Form des Zugangs gesichert gegen Veränderungen speichert. 
 +  * Die Bewertung mit Begründung etc. ist für 2 Jahre aufzubewahren - auch hier möglichst in einem gegen Veränderungen geschützten Format. (Wenn die Bewertung handschriftlich auf einem Ausdruck erfolgt, ist ohnehin die Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren zu beachten.) 
 +  * Die Bewertung kann im [[:Home Office]] ([[:tu:Telearbeit_tu]]) handschriftlich auf Ausdrucken erfolgen oder auf dienstlichen Laptops und virtuellen Maschinen der TU elektronisch.
  
-=== - Welche Daten werden erhoben? (Kategorien personenbezogener Daten) ===+===== - Sonderfall Take Home Exam mit kurzem Bearbeitungszeitraum =====
  
-Als [[:personenbezogene Daten]] werden erhoben: Name, Vorname, Matrikelnummer, Emailadresse, sowie eingereichte Lösung der Aufgabenstellung((Vom EuGH wurde die eingereichte bzw. abgegebene Bearbeitung des Prüflings als dessen personenbezogenes Datum eingestuft: [[http://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?docid=198059&doclang=DE&mode=req&occ=first|EuGH (2. Kammer), Urteil vom 20.12.2017 – C-434/16 (Nowak/Data Protection Commissioner)]].)).+Ein möglicher Sonderfall ist ein **Take Home Exam mit kurzem Bearbeitungszeitraum** (anderweitig auch bedingt treffend als "Scanklausur" bezeichnet). Während bei einem "normalen" Take Home Exam in einem Zeitraum von in der Regel 24 bis 72 Stunden Aufgaben zu erledigen sind, für die eine Bearbeitungszeit von 2 bis 6 Stunden vorgesehen sind, ist das Geschehen bei einem "Take Home Exam mit kurzem Bearbeitungszeitraum" deutlich gedrängter indem Bearbeitungszeitraum und Bearbeitungszeit nahezu identisch sind. Weiterhin kann es in dieser Variante sinnvoll oder sogar vorgeschrieben sein, dass die Antworten handschriftlich gegeben und anschließend eingescannt werden. Der Ablauf könnte beispielsweise wie folgt aussehen: 
  
-=== - Wer erhebt die Daten? An wen kann ich mich wenden? ===+  - Ausgabe der Aufgaben über die Homepage des Fachgebietes um 10 Uhr, 
 +  - Zeit zum Download und ggf. Ausdrucken der Aufgaben bis 10.05 Uhr, 
 +  - 1,5 Stunden Bearbeitungszeit bis 11.35 Uhr, 
 +  - Zeit zum Einscannen und Versand an das Fachgebiet bis 11.50.
  
-== - Verantwortlicher ==+Auch wenn die oben gegebenen Hinweise grundsätzlich bestehen bleiben, sind doch einige Besonderheiten zu beachten, die durch den bewusst knappen Zeitansatz entstehen.
  
-Der Verantwortliche gemäß Art. 4 Ziffer 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist:+==== - Kommunikationskanäle ====
  
-**Technische Universität Ilmenau**+==== - Ausgabe der Aufgaben ====
  
-Ehrenbergstr. 29+Für die Ausgabe der Aufgaben kommen verschiedene Kommunikationskanäle in Betracht, die grundsätzlich unter dem Aspekt der Zweckmäßigkeit ausgewählt werden können. Unter dem Aspekt des Datenschutzes ist lediglich eine hohe und möglichst dokumentierte [[:Verfügbarkeit]] von Bedeutung. Die Ausgabe der Aufgaben könnte somit beispielsweise über die Homepage des Fachgebietes, in [[:tu:moodle]] oder auch per Email geschehen. Nicht in Betracht kommen ihrerseits problematische soziale Netzwerke.
  
-98693 Ilmenau+==== - Einreichung der Bearbeitungen ====
  
-Tel. +49 (0) 3677 69-5001 +Auch bei der Übermittlung der Bearbeitungen durch die Studierenden steht die Verfügbarkeit im Vordergrund. Durch den knappen Zeitansatz wird sich die Übermittlung aller Bearbeitungen in ein kleines Zeitfenster drängen. Beim Einscannen oder Abfotografieren handschriftlicher Bearbeitungen können zudem sehr große Datenmengen entstehen, die durch Vorgabe geeigneter Dateiformate und Obergrenzen für Dateigrößen beschränkt werden können.
-Fax  +49 (0) 3677 69-5009 +
-E-Mail rektor@tu-ilmenau.de+
  
-Rechtsform: Körperschaft des öffentlichen Rechts+Zum Vergleich folgender Versuch: Eingesannt wurden mit einem etwas älteren Multifunktionsgerät 3 DIN A4-Seiten einheitlich mit 400x400 dpi (sowie zum Vergleich teilweise 300x300 dpi) und 24-Bit-Farbe, also einer sehr hohen Scanqualität und es wurden verschiedene Ausgabeformate gewählt. Die Ergebnisse stellen sich wie folgt dar:
  
-Gesetzlicher Vertreter: Univ.-Prof. Dr.-Ing. habil. Kai-Uwe Sattler, Ehrenbergstr. 29, 98693 Ilmenau+^ Dateiformat ^ Größe je Seite bei 400x400 dpi ^ Größe je Seite bei 300x300 dpi ^ 
 +| BMP | 44 MB | 25 MB |  
 +| JPEG mittlere Qualität | 0,9 - 1,3 MB | | 
 +| JPEG hohe Qualität | 1,6 - 2,6 MB | 0,9 - 1,6 MB | 
 +| PDF | 1,1 MB | 0,7 MB | 
 +| TIF | 13 MB | |
  
-**Erster Ansprechpartner** ist das Fachgebiet, dass ein Take Home Exam stellt.+Die Unterschiede beim Speicherbedarf sind als außerordentlich groß, während selbst an einem hochauflösenden Monitor kaum Unterschiede zu sehen sind. 
  
-== Datenschutzbeauftragter == +Einscannen als PDF und anschließender Versand von der TU Adresse über den Webbrowser hat zu einem zeitlichen Aufwand von etwa 6 Minuten geführt.((Der reine Upload über OWA hat mit einem 16k-DSL Anschluss und 1,1 MBit/s gemessene Uploadgeschwindigkeit gedauert: etwa 30s für 2 MB, etwa 6min für 25 MB, 44 MB konnte nicht getestet werden, da die Fehlermeldung kam, dass mehr als 37 MB nicht zulässig sind.))
- +
-Den **Datenschutzbeauftragten der TU Ilmenau** können Sie wie folgt erreichen: +
- +
-Technische Universität Ilmenau +
--Datenschutzbeauftragter- +
-Universitätsrechenzentrum der Technischen Universität Ilmenau +
-Am Helmholtzring 9 +
-98693 Ilmenau +
- +
-Tel.: +49 3677 69-2524 +
-E-Mail: datenschutz@tu-ilmenau.de +
- +
-=== - Auf welcher Rechtsgrundlage wird die TU Ilmenau tätig? === +
- +
-Die TU Ilmenau verarbeitet die personenbezogenen Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 lit. e Datenschutzgrund-Verordnung (DSGVO) in Verbindung mit dem Thüringer Hochschulgesetz, dem "Thüringer Gesetz zur Abmilderung der Folgen der Corona-Pandemie im Hochschulbereich" vom 11. Juni 2020 (CoronaPHSchulG TH)  und der „Satzung zu Besonderen Bestimmungen für Studium, Prüfungswesen und Promotion aufgrund der Virus SARS-CoV-2-Pandemie 2020“ der TU Ilmenau (SARSCoV2Pan-BB). +
- +
-=== - Wie werden die Daten verwendet? === +
- +
-Die Verarbeitung erfolgt zunächst indem eine Email der betroffenen Person vom TU-Emailaccount mit der Lösung an die Fachgebietsemailadresse gesendet wird, so dass ausschließlich Emailserver der TU Ilmenau involviert sind. Am Fachgebiet wird die Lösung bewertet und gegebenenfalls eine Plagiatsprüfung durchgeführt. +
- +
-=== - Wie lange werden die Daten gespeichert? === +
- +
-Die Daten werden entsprechend schriftlichen Prüfungsarbeiten([[https://fristen.tu-ilmenau.de/Datensatz/277]]) 2 Jahre ab Bekanntgabe der Note aufbewahrt und Note als Teil der Studentenakte ([[https://fristen.tu-ilmenau.de/Datensatz/303]]) 50 Jahre. +
- +
-=== - Welche Rechte habe ich im Allgemeinen? === +
- +
-Als betroffene Person haben Sie nach der DSGVO folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten, soweit deren jeweilige gesetzliche Voraussetzungen vorliegen: +
- +
-  * Das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten Daten zu erhalten. +
-  * Das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten zu Ihrer Person verlangen. Darüber hinaus können Sie die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen. +
-  * Das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): In bestimmten Fällen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. +
-  * Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können in bestimmten Fällen verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken. +
-  * Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sollten Sie uns Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, so können Sie verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen Verantwortlichen übermitteln. +
-  * Das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr für diese Zwecke, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. +
-  * Das Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt. +
- +
-Geltendmachung Ihrer Rechte: Wenden Sie sich zur Ausübung aller Ihrer zuvor genannten Rechte bitte an den Datenschutzbeauftragten datenschutz@tu-ilmenau.de oder postalisch an dessen oben angegebene Anschrift. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist. +
- +
-Sie haben zudem das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig ist. +
- +
-Die für den Verantwortlichen zuständige Aufsichtsbehörde ist: +
- +
-Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit +
-Häßlerstr. 8 +
-99096 Erfurt +
-https://www.tlfdi.de/tlfdi/kontakt/ +
- +
-=== - Welche Rechte habe ich im Speziellen? (Freiwilligkeit) === +
- +
-Wie oben geschildert ist die Rechtsgrundlage die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe und nicht die Einwilligung. Das gilt auch dann, wenn die Teilnahme an einem Take Home Exam prüfungsrechtlich freiwillig ist. Auch ein etwaiger Rücktritt von der Prüfung führt nicht dazu, dass die Datenverarbeitung unzulässig wird, sondern hat nur Auswirkungen auf die Bewertung.+
  
 +Als Möglichkeit zur Einreichung der Lösung kommt folglich - vorbehaltlich einer technischen Prüfung - das interne Mailsystem in Betracht. Ebenfalls vorbehaltlich einer technischen Prüfung könnte aber auch eine von der TU selbst gehostete Cloud ([[:tu:Nextcloud]]) genutzt werden.
  
 +==== - Technische und organisatorische Maßnahmen (Sonderfall) ====
  
 +An [[:Technische und organisatorische Maßnahmen|Technischen und organisatorischen Maßnahmen]] sollte umgesetzt werden:
  
 +  - Sicherstellung ausreichender Ressourcen für die Einreichung der Bearbeitungen für die konkrete Prüfung,
 +  - Klare Kommunikation der sicher funktionierenden technischen Daten an die Studierenden,
 +  - Möglichkeit zum (rein technischen!) Testen einer Einreichung für die Studierenden,
 +  - ausreichend Zeit zusätzlich zur Bearbeitungszeit um die Bearbeitung einzureichen.
 ===== Weblinks ===== ===== Weblinks =====
  
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