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Bei personenbezogenen Emailadressen ist es fast immer problematisch, wie mit der Situation umzugehen ist, dass die betreffende Person nicht erreichbar ist. "Lösungen" sind in den meisten Fällen nur Näherungen.((Siehe beispielsweise [[https://www.datenschutz.bremen.de/datenschutztipps/orientierungshilfen_und_handlungshilfen/e_mail_weiterleitung_bei_laengerer_abwesenheit_oder_ausscheiden_aus_dem_betrieb-15413|Freie Hansestadt Bremen Die Landesbeauftragte für Datenschutz: E-Mail-Weiterleitung bei längerer Abwesenheit oder Ausscheiden aus dem Betrieb]].)) Es muss immer im Einzelfall geprüft werden, ob Standardmaßnahmen angemessen sind. | Bei personenbezogenen Emailadressen ist es fast immer problematisch, wie mit der Situation umzugehen ist, dass die betreffende Person nicht erreichbar ist. "Lösungen" sind in den meisten Fällen nur Näherungen.((Siehe beispielsweise [[https://www.datenschutz.bremen.de/datenschutztipps/orientierungshilfen_und_handlungshilfen/e_mail_weiterleitung_bei_laengerer_abwesenheit_oder_ausscheiden_aus_dem_betrieb-15413|Freie Hansestadt Bremen Die Landesbeauftragte für Datenschutz: E-Mail-Weiterleitung bei längerer Abwesenheit oder Ausscheiden aus dem Betrieb]].)) Es muss immer im Einzelfall geprüft werden, ob Standardmaßnahmen angemessen sind. |
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Bei **vorübergehender Abwesenheit** ist die Schaltung einer Abwesenheitsnachricht | Bei **vorübergehender Abwesenheit** ist die Schaltung einer Abwesenheitsnachricht zumindest für interne Absender zweckmäßig. Zumindest bei externen Absender sollte aber genau abgewogen werden, ob und welche Daten des Beschäftigten nach außen kommunziert werden: Gründe und Dauer der Abwesenheit können durchaus sensible personenbezogene Daten sein, die nicht leichtfertig an Dritte übermittelt werden dürfen. Eine automatische Weiterleitung von Emails sollte normalerweise ebenfalls nicht erfolgen, damit bei etwaigen privaten Emails das Fernmeldegeheimnis (von Absender wie beabsichtigtem Empfänger) gewahrt bleibt. |
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| Bei **langfristiger oder dauernder Abwesenheit** sollte der Eingang neuer Emails zeitnah gesperrt werden, so dass die Absender entscheiden können, ob sie die Email an eine andere Person senden (dienstlicher Inhalt) oder nicht (privater Inhalt). Das Einsichtnahme in bestehende Emails sollte so zurückhaltend wie möglich erfolgen; zum Beispiel sollten anhand ihrer Betreffzeile als privat erkennbare Emails nicht geöffnet sondern gelöscht werden.((Eine offene Frage ist, ob und gegebenenfalls unter welchen Voraussetzungen dem Betreff nach private Emails zum Beispiel bei einem Todesfall an Angehörige weitergeleitet werden können.)) Das Verfahren zur Einsichtnahme dürfte in der Regel durch die [[Personalvertretung]] mitbestimmungspflichtig sein. |
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